みなさんこんにちは！株式会社アッシェです。
突然ですが、GmailやGoogle FormsのようなGoogleが開発したサービスは使用されていますか？
カレンダー、ビデオ会議機能、表計算ツールなどたくさんのサービスがありますよね。
弊社でもGoogle Workspaceを使用しており、導入サポート事業も行っております。

Google Workspace 高知県内積極導入

今回は、ビジネスにとても役立つGoogle Workspaceについてご紹介します！
最後までぜひご覧ください！

 

Google Workspaceとは？

Googleが開発したグループウェアのこと。
Google社が誇る万全のセキュリティ対策のもと、クラウド上で安心して作業できることが特徴です。
操作するためにはGoogleアカウントが必要です。

 

機能と種類

Gmail：
メールサービスです。スマホやPCのメールはその端末のキャリアに情報が紐づいているのに対し、GmailはGoogleアカウントに紐づいているのが特徴です。
スマホを別会社の製品に買い替えた際、Gmailであれば引き継ぎや変更をしなくてもログインするだけで使うことができます。

Google Drive：
ファイルやフォルダを保管するクラウドサービスです。無料版では1アカウントあたり15GBの容量があります。
インターネットがあれば場所を選ばずにアクセスが可能であり、USBメモリのように「データを持ち歩く」ことが不要になります。

Google ドキュメント：
ワープロソフトのことです。ブラウザ上で文書作成やその共有が可能です。共同編集機能を活かして、ブロジェクトメンバーが作成した企画書に追記する、または修正案のコメントを残す……といったことも可能です。会議の議事録を取るのにも便利です。

Google スプレッドシート：
表計算ソフトのことです。関数や条件付き書式、ソート機能があります。こちらも共同編集が容易なため、プロジェクトメンバー全員の業務進捗の管理などにも適しています。プロジェクトリーダーが作成したシートに各々の進捗を書き込めば、全員のタスクや工数がすぐにわかりますね。

Google フォーム：

アンケートを作成できるサービスです。イベントの申し込みや従業員満足度アンケートなどを容易に作成できます。回答はスプレッドシートに落とし込むことができるため、集計、分析も効率的にできます。

Google Meet：
Web会議ツールです。オンライン会議を設定したURLをクリックするだけで会議に参加可能です。会議内でのチャットツールを使用すれば、コメントや資料を送付することができます。

 

これらの機能は無料で利用することができますが、有料版にすると機能が拡張します。
例：
自社のドメインでGmail を利用可能
アクセス権限、公開範囲などの機能
容量が2TBに（無料版の約136倍！）

 

導入のメリット

①場所や端末を選ばない
インターネットがあり、Googleアカウントを持っていれば誰でも利用可能です。
テレワークや出張などオフィスから離れた場所にいても容易に作業ができます。

②共同作業しやすい
Google Workspaceはブラウザでの作業ができるため、他社サービスと比較すると共有・同時編集がしやすいです。共同編集者の記入した内容がほぼリアルタイムで反映されるため、作業が短縮でき、業務効率化につながります。
※ブラウザ：Webサイトを閲覧するために使うソフト。Microsoft Edge、Google Chromeなど

③サービスごとの連携が簡単
スプレッドシートの中にドキュメントのリンクを貼り付けたり、Gmailで招待されたオンライン会議をGoogleカレンダーに表示したりと各サービスの連携が簡単です。ひとつひとつのサービスにメリットがありますが、連携させることでより便利になります。

 

まとめ

本日は、Google Workspaceについてご紹介しました。多様な働き方がある今だからこそ、より効果的に、効率的に業務にあたる必要があります。気になった方はぜひ一度使用してみてください。

 

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Google Workspaceの導入を検討されている方！

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